Notícia

Cuidados com documentos desnecessrios

Nos Estados Unidos muito conhecida e discutida a problemtica dos "bad
documents", aqueles documentos criados desnecessariamente nas empresas e que,
depois, em aes judiciais e outras formas de disputa envolvendo antigos
colaboradores, parceiros comerciais, consumidores, concorrentes ou entes
pblicos, podem servir de prova contra a pessoa jurdica ou seus
administradores, ocasionando-lhes graves prejuzos.



Para dirimir esse problema, at mesmo em razo do sistema processual
americano, h cuidado extremado contra a produo e armazenamento dos
denominados "bad documents". No Brasil impressiona a falta de cuidado das
empresas com os documentos gerados por empregados e colaboradores.



Esclarea-se que no Brasil evitar e eliminar esse tipo de documento nada
tem de ilegal, no havendo qualquer relao entre o combate aos bad documents e
a criao de documentos inexatos, omisso de informaes, destruio de
documentos ou qualquer outra prtica proscrita. Os documentos obrigatrios da
atividade empresarial devem refletir com fidelidade a verdade dos fatos nele
reduzidos. Esses documentos, ainda que prejudiciais empresa, nada tem a ver
com os bad documents. E caso seu teor possa ser ruim, o problema no est no
documento, mas na realidade que ele reflete. Na prtica, verifica-se que grande
parte desses documentos impertinentes so criados de boa-f, sem qualquer
interesse em documentar algo que pode se consubstanciar em uma eventual
contingncia para a empresa.



Mas esses documentos podem "ganhar" credibilidade quando utilizados nas
disputas que envolvem a empresa, justamente porque nasceram no mbito da pessoa
jurdica, nunca foram contestados, atestam que diversas pessoas tinham
conhecimento daqueles "fatos" apontados em seu teor e, portanto, retratariam
hipteses admitidas pela empresa ou pelo menos conhecidas, seno notrias,
conferindo-lhes um status de prova. Um e-mail descuidado e mal escrito pode
virar uma prova relevante.



A soluo desse tipo de problema, embora simples, demanda bastante esforo
e dedicao, pois exige uma mudana de cultura nos procedimentos de comunicao
no mbito das empresas. E t importante ressaltar: no apenas no interior da
empresa, nas comunicaes e documentos trocados entre os empregados, mas em
todas as relaes da pessoa jurdica, inclusive com consumidores, prestadores de
servio, fornecedores, autoridades pblicas, enfim, com todos aqueles que com
ela de alguma forma se relacionam.



Eis o elemento essencial de nosso tema: a falta de critrio na comunicao
em mbito corporativo. interessante notar que no estamos falando de boas
maneiras, mas de programa de educao em comunicao corporativa para evitar o
surgimento de documentos desnecessrios e imprecisos que possam ser utilizados
at mesmo em procedimentos criminais.



preciso rigoroso programa de controle da criao de bad documents, com
eliminao do que for desnecessrio para as atividades da empresa. Em outras
palavras, preveno e bom senso. A melhor forma para controlar a proliferao de
documentos desnecessrios evitar sua criao.



Joseph Falgiani, advogado americano especialista no tema, aponta dez
princpios para um programa de comunicao segura, baseado na experincia
empresarial estrangeira: usar alternativas para escrever comunicados sempre que
possvel; ter em mente que todo escrito poder ser lido por um adversrio; ter
certeza de que aquilo que se escreve apropriado, entender que toda comunicao
escrita pode ser interpretada com m-f. Ter cuidado na escolha das palavras,
sobretudo quando escreve sobre questes sensveis, evitar comentar sobre
possveis responsabilizaes da empresa ou dos administradores e empregados por
fatos determinados, agir imediatamente em face da descoberta de bad documents,
limitar a disseminao de todos os escritos a quem tiver necessidade de ter
acesso a eles. Nunca criar documentos comentando fatos em litgio e, por fim,
implementar um programa de reteno de documentos, definindo tipos de documentos
que devem ser guardados e quais devem ser descartados.



Na experincia brasileira alguns aspectos fundamentais merecem ateno:
documentos que manifestam a posio oficial da empresa ou de seus
administradores devem ser sempre submetidos a uma anlise de risco, vale dizer:
possveis interpretaes voltadas ao prejuzo da empresa, nenhum documento que
circule no mbito da empresa deve ser desprezado. E havendo alguma impropriedade
em seu contedo, deve ser contestado e eliminado. A empresa deve atuar
preventivamente, analisando periodicamente os documentos criados por seus
empregados e colaboradores; documentos produzidos em situaes de crise, em que
se observa a influncia da emoo de fatos recentes e impactantes - como nos
casos de acidentes - devem ser elaborados sob a superviso de pessoa que possua
distanciamento do problema, devendo abordar a questo de forma estrita, sem
especulaes ou conjecturas sobre causas e culpas.



Guilherme Alfredo Moraes Nostre doutor em direito penal pela Faculdade de
Direito da Universidade de So Paulo e scio do Moraes Pitombo Advogados



Este artigo reflete as opinies do autor, e no do jornal Valor Econmico.
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Fonte: Valor Econmico - Guilherme Alfredo Moraes Nostre
Data: 30/11/2012